Czym jest overbooking na promie?

Overbooking to sytuacja, w której liczba przyjętych rezerwacji przewyższa rzeczywistą ładowność promu. W przypadku cargo nie chodzi wyłącznie o liczbę pojazdów, ale także o ich gabaryty: długość, wysokość, wagę oraz możliwość rozmieszczenia na pokładzie.

Dlaczego do tego dochodzi?

Zjawisko to wynika z praktyki armatorów, którzy dążąc do maksymalnego wykorzystania zdolności przewozowej statku, uwzględniają tzw. współczynnik stawiennictwa (no-show). Część rezerwacji nie dochodzi bowiem do skutku z powodu opóźnień drogowych, nagłych zmian planów logistycznych czy anulacji. Problem pojawia się w momencie, gdy na odprawę stawią się wszyscy zakontraktowani przewoźnicy i część pojazdów nie zostaje wpuszczona na pokład.

Warto to rozumieć jako element specyfiki transportu promowego - nie oznacza to błędu po stronie klienta ani utraty rezerwacji, a jedynie konieczność zmiany planu przeprawy.

Co się dzieje, gdy pojazd nie zostaje zabrany na rejs?

Zdarza się, że mimo prawidłowo potwierdzonego bookingu, pojazd nie zostaje zabrany na zaplanowane odpłynięcie. Kierowca jest już w porcie, rezerwacja jest aktualna, a mimo to prom odpływa bez niego.

W takiej sytuacji nasz zespół w pierwszej kolejności ustala okoliczności zdarzenia - czy kierowca zgłosił się na czas, czy rezerwacja była poprawna i czy przyczyną rzeczywiście był brak miejsca na pokładzie. Dzięki temu klient może być pewien, że sprawa jest sprawdzana rzetelnie, a nie traktowana pobieżnie.

Jak wygląda dalsze postępowanie?

Gdy potwierdzi się, że przyczyną był overbooking, priorytetem staje się jak najszybsze znalezienie rozwiązania, które pozwoli kontynuować transport. Najczęściej oznacza to skorzystanie z kolejnego rejsu tego samego armatora. Jeśli czas oczekiwania byłby zbyt długi, sprawdzane są również inne opcje - inna godzina, inny port, a nawet przeprawa z innym armatorem.

Dopiero gdy wiadomo już, co dalej z pojazdem, klient otrzymuje pełne wyjaśnienie sytuacji: co się wydarzyło i dlaczego rezerwacja nie została zrealizowana zgodnie z pierwotnym planem.

Czego może oczekiwać klient?

Z perspektywy klienta najważniejsze jest to, by jak najszybciej otrzymać konkretną informację i mieć pewność, że ktoś zajmuje się jego sprawą. Dlatego w takich sytuacjach można spodziewać się komunikatu w stylu: „Pojazd nie został zabrany na ten rejs. Sprawdzamy już najbliższą możliwość przeprawy i wrócimy do Państwa z konkretnym rozwiązaniem" - a nie jedynie lakonicznej informacji o braku miejsca.

Klient nie musi też samodzielnie dopytywać o status sprawy. Jeśli tylko informacja o niezabraniu pojazdu jest znana, powinna trafić do klienta z inicjatywy przewoźnika czy spedytora - zanim klient sam zacznie szukać odpowiedzi. Nawet gdy rozwiązanie nie jest jeszcze gotowe, sama wiadomość, że sytuacja jest już monitorowana, ma dla klienta duże znaczenie i pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu.

Co po przeniesieniu na kolejny rejs?

Samo przeniesienie rezerwacji na kolejny rejs nie zawsze kończy sprawę. Klient powinien otrzymać jasną informację, że jego nowa rezerwacja jest zabezpieczona, a sytuacja nadal monitorowana - aż do momentu, gdy pojazd faktycznie znajdzie się na pokładzie kolejnego rejsu. Dopiero wtedy sprawę można uznać za zakończoną.

Podsumowanie

Overbooking jest częścią funkcjonowania transportu promowego i nie zawsze można go całkowicie wyeliminować. Klient nie ma wpływu na to, ile pojazdów ostatecznie pojawi się w porcie — ale może liczyć na to, że w razie takiej sytuacji zostanie o niej szybko poinformowany, otrzyma konkretne rozwiązanie i będzie na bieżąco informowany o dalszych krokach, aż do momentu, gdy jego pojazd bezpiecznie znajdzie się na promie.